Projektablauf
LEAN CONSULTING Partner bieten ihre Leistungen als unabhängiges und in der Vergabe von Reinigungsaufträgen der Öffentlichen Hand sehr erfahrene Berater an. Auch die Optimierung der Reinigung bei bestehenden Reinigungsaufträgen oder eigenem Reinigungspersonal gehört zu den Aufgaben, bei denen die LEAN CONSULTING Partner auf umfangreiche praktische Erfahrungen zurückgreifen können.
Für die Analyse der Leistungen, die Umsetzung der Ausschreibung und die anschließende Begleitung schlägt LEAN CONSULTING den folgenden Ablauf vor:
Besichtigung und Dokumentation
- Übernahme der Leistungsdaten (Gebäude und Räume, Reinigungsflächen, Bodenarten, Reinigungsintervalle und Reinigungstermine, Qualitätsparameter)
- Besichtigung der Objekte
- Bei Bedarf Aufmaßerstellung (Boden-/ Glasflächen)
- Erfassung der IST-Kostensituation für 12 Monate aus aktuellen Rechnungen der Fremdreinigung
- Erstellung einer Plankalkulation mit Darstellung der zu erwartenden Vergabesumme
- Bericht über die Analyseergebnisse
- Entscheidung des Auftraggebers über weiteres Vorgehen
Vorbereitung der Ausschreibung
- Vorbereitung des Ausschreibungsverfahrens
- Feststellung der Rahmenbedingungen mit Terminplan
- Vorstellung des Projektes bei den Nutzern
- Prüfung und Aktualisierung der Daten für das Kalkulationsprogramm der Ausschreibung
- Erarbeitung der Ausschreibungsbedingungen, eines einheitlichen Reinigungsvertrages, der Leistungsverzeichnisse mit Intervalldefinitionen und der
- Ausführungsbestimmungen
- Festlegung der Zuschlagskriterien (Vorschläge von LEAN CONSULTING zur Auswahl des wirtschaftlichsten, nicht des billigsten Bieters)
Umsetzung der Ausschreibung
- Kündigung der bisherigen Reinigungsverträge durch den Auftraggeber
- Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
- Veröffentlichung der Ausschreibung
- Bereitstellung der Vergabeunterlagen auf einer elektronischen Vergabeplattform
- Begleitung der Ausschreibungsphase (Vorbereitung der Besichtigungen)
- Prüfung und Beantwortung von Bieterfragen
Auswertung der Ausschreibung
- Feststellung und Überprüfung der eingehenden Angebote bei Angebotseröffnung
- Prüfung und Bewertung der Angebote nach den Eignungs- und Zuschlagskriterien
- Erstellung des Angebotsvergleichs
- Ausarbeitung eines Vergabevorschlages mit Feststellung der Vergabekosten
- Vortrag der Auswertungsergebnisse bei den Entscheidungsgremien
- Aktualisierung des Umsetzungszeitplanes
Umsetzung der Beauftragung
- Auftragsankündigung an den / die neuen Dienstleister
- Absageinformation an die anderen Bieter gemäß § 134 GWB
- Begleitung des Vertragsabschlusses mit neuen Reinigungsunternehmen
- Veröffentlichung der Auftragsvergabe (bei EU-Verfahren)