Elektronische Vergabe (e-Vergabe im Reinigungsbereich)

Elektronische Vergabe (e-Vergabe im Reinigungsbereich)

Die EU fordert die vollständige Umstellung der öffentlichen Beschaffung auf „e-Vergabe“ zum Oktober 2018.

Für die öffentlichen Verwaltungen bedeutet das, dass sich die Organisationen des öffentlichen Sektors bei der Beschaffung von Lieferungen und Leistungen (also auch bei der Ausschreibung von Reinigungsleistungen) elektronischer Kommunikationsmittel bedienen müssen.
Das bedeutet aber auch, dass sich die Reinigungsunternehmen, die sich am Wettbewerb der öffentlichen Hand beteiligen möchten, sich mit diesem Thema intensiv auseinandersetzen müssen.

Die LEAN CONSULTING Partner haben sich bereits seit mehreren Jahren mit der e-Vergabe beschäftigt, um ihre Kunden auch auf diesem Gebiet gut beraten und begleiten zu können.

Was bedeutet dies für die Gestaltung des Beschaffungsprozesses:


Michel Barnier, der französische EU-Kommissar für Binnenmarkt und Dienst-leistungen meint dazu:
„Es ist Zeit zu handeln. Durch die elektronische Auftragsvergabe lässt sich ein beträchtliches bisher noch ungenutztes Potenzial für die EU-Wirtschaft erschließen. Die Beschaffungsverfahren würden erleichtert, Verwaltungsaufwand und Kosten reduziert, die Beteiligung an kleinen und mittleren Unternehmen erhöht, die Qualität gesteigert und die Preise gesenkt. Je früher der Übergang in die Wege geleitet wird, desto eher können wir die Vorteile der e-Vergabe nutzen.“

Das elektronische Beschaffungsverfahren gliedert sich in zwei Teile, wobei der erste Teil (Bekanntmachungsplattformen) den Teilnehmern am Verfahren bereits sehr vertraut ist. Dass die (elektronische Bekanntmachung) Veröffentlichung einer Ausschreibung nicht mehr wie früher mit Hilfe einer Anzeige in der Tageszeitung, sondern durch die Veröffentlichung in elektronischen Medien, wie z.B. der europäischen Vergabeplattform SIMAP, e-vergabe-online - der Vergabeplattform des Bundes-, oder mehreren privaten Plattformanbietern, wie bi-online, subreport u.v.a.m. wird bereits praktiziert. Jede Ausschreibung muss auch heute schon, soweit sie die jeweiligen Wertgrenzen überschreitet, europaweit elektronisch veröffentlicht werden.

Der zweite Teil des elektronischen Beschaffungsverfahrens (Transaktions-Plattformen) ist die eigentliche Neuerung.  Bereits seit 18.04.2016 soll der Bietende (Reinigungsunternehmen o.ä.) keine papierenen Ausschreibungsunterlagen mehr erhalten, sondern soll seine Unterlagen von der elektronischen Plattform „downloaden“ können, wenn er am Wettbewerb teilnehmen möchte - und zwar stets kostenfrei und ohne Zwang zur Registrierung.

Ab Oktober 2018 muss auch die elektronische Angebotsabgabe für alle EU-Verfahren möglich sein.

Die Bereitstellung von Vergabemanagementlösungen ist eine besondere Herausforderung für Softwareanbieter. Im Gegensatz zu Beschaffungslösungen im privatwirtschaftlichen Bereich, müssen Softwarelösungen für öffentliche Auftraggeber das aktuelle Vergaberecht (Deutschland) und das Wettbewerbsrecht, die Vergabeverordnung sowie die einzelnen Vergabe- und Vertragsordnungen für Bau, Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen beachten. Eine der Möglichkeiten ist die Installation einer Software zur Erstellung der Unterlagen auf einem Server oder direkt auf dem Rechner des Sachbearbeiters.

Die Vergabemanagementsysteme werden auf dem Rechner des Benutzers erstellt und über das Internet auf eine Vergabeplattform übertragen. Plattformen stellen in der Regel auch ein Bieterwerkzeug zur Verfügung, mit der Firmen (Reiniger) ihre Angebote, ebenfalls lokal, erstellen können. Die Übermittlung der Angebote an die Vergabeplattform und damit an die Vergabestelle erfolgt verschlüsselt. Es ist nun Sache der öffentlichen Verwaltungen, wenn sie künftig eine Beschaffung tätigen möchten – ganz gleich, ob es eine Beschaffung nach VOB,  VOL (bzw. UVgO) oder auch nach VOF ist – sich für eine der am Markt angebotenen Vergabeplattformen zu entscheiden.

Das kann sowohl eine Entscheidung für eine Plattform für sämtliche Beschaffungsvorgänge oder aber auch eine Entscheidung für unterschiedliche Plattformen für unterschiedliche Beschaffungsvorgänge. Lean Consulting Partner sind geübt im Umgang mit diesen Plattformen und stehen dafür gerne beratend zur Verfügung.

Mit dem „fortgeschrittenen Softwarezertifikat“ informiert man sich über Ausschreibungen, gibt Angebote digital signiert ab und kommuniziert sicher und vertraulich mit Vergabestellen. Das Zertifikat ist personengebunden und kann nicht auf eine Firma ausgestellt werden. Der Bieter unterzeichnen damit die Dokumente als Person, so wie es auch bei einer handschriftlichen Unterschrift der Fall ist. Sie können das  Zertifikat für fortgeschrittene elektronische Signatur von Allgeier IT Solutions GmbH (Partner der Deutschen Post) oder von s-trust, einer Tochtergesellschaft  des Deutschen Sparkassen Verlag GmbH (www.s-trust.de) beziehen. Die Zertifikate werden von fast allen Vergabeplattformen akzeptiert.

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